Flexi-jobber aannemen als werkgever: wat moet je regelen?

Wil je als werkgever een flexi-jobber aannemen? Dan moet je meer regelen dan alleen “iemand vinden die wil komen helpen”. Je moet eerst nagaan of flexi-jobarbeid in jouw situatie kan, of de kandidaat aan de voorwaarden voldoet, welke overeenkomsten nodig zijn, hoe de Dimona-aangifte moet gebeuren en hoe je de planning praktisch organiseert.

Voor veel werkgevers is dat perfect haalbaar, maar het is belangrijk om de volgorde juist te krijgen. Zeker als je voor het eerst met flexi-jobbers werkt.

Wat is een flexi-job precies?

Een flexi-job is een vorm van tewerkstelling waarmee bepaalde werknemers en gepensioneerden kunnen bijverdienen onder een specifiek sociaal en fiscaal regime. Volgens de officiële informatie van Vlaanderen komen onder meer werknemers in aanmerking die in het derde kwartaal vóór de flexi-job minstens 4/5 werkten bij een of meerdere andere werkgevers, en ook gepensioneerden kunnen onder voorwaarden flexi-jobben.

Voor werkgevers kan het systeem interessant zijn omdat het relatief flexibel is. Toch blijft het een echte tewerkstelling. Je werkt dus niet “informeel” met iemand samen. Er zijn regels, documenten en aangiftes nodig.

Stap 1: controleer of jouw sector en situatie in aanmerking komen

De eerste vraag is niet: “Wie kan ik aannemen?”, maar: “Mag mijn onderneming in deze situatie met flexi-jobbers werken?”

Flexi-jobs zijn verbonden aan wettelijke voorwaarden. Die kunnen afhangen van de sector, het paritair comité en eventuele wijzigingen of uitzonderingen. Omdat de regelgeving de voorbije jaren regelmatig werd aangepast en verder kan evolueren, is het verstandig om dit niet op buikgevoel te beslissen.

Controleer daarom minstens:

onder welk paritair comité je onderneming valt;
of flexi-jobs in jouw sector toegelaten zijn;
of er sectorale uitzonderingen of beperkingen gelden;
of er recente wijzigingen zijn die jouw onderneming raken;
of jouw sociaal secretariaat de tewerkstelling als flexi-job correct kan verwerken.

Zeker voor nieuwe sectoren die met flexi-jobs willen starten, is dit een belangrijk aandachtspunt. Ga er niet automatisch van uit dat “flexi-jobs uitgebreid worden” betekent dat elke werkgever zomaar zonder voorwaarden kan starten. De mogelijke uitbreiding van flexi-jobs naar meer sectoren staat momenteel gepland voor juli 2026.

Stap 2: controleer of de kandidaat mag flexi-jobben

Ook de kandidaat moet aan voorwaarden voldoen. De bekendste regel is dat veel flexi-jobbers al voldoende moeten werken bij een andere werkgever. De FOD Werk vermeldt dat een werknemer in het referentiekwartaal, namelijk het derde kwartaal dat aan de flexi-job voorafgaat, minstens 4/5 moet hebben gewerkt bij een of meerdere andere werkgevers.

Daarnaast zijn er regels voor gepensioneerden en bestaan er beperkingen rond verbonden ondernemingen. Laat de kandidaat daarom niet gewoon mondeling bevestigen dat hij of zij “wel flexi mag doen”. Werk via je sociaal secretariaat of loonverwerker, zodat de controle correct gebeurt.

Stap 3: sluit eerst een raamovereenkomst af

Voor je iemand effectief als flexi-jobber laat werken, heb je een raamovereenkomst nodig. Die raamovereenkomst is niet hetzelfde als de concrete arbeidsovereenkomst voor een bepaalde shift of periode.

De raamovereenkomst legt de basisafspraken vast tussen werkgever en flexi-jobber. Denk aan de identiteit van de partijen, de functie, het flexiloon, de manier waarop toekomstige flexi-jobovereenkomsten worden voorgesteld en de voorwaarden waaraan de flexi-jobber moet voldoen.

Belangrijk: beschouw dit niet als een formaliteit die je “later wel in orde brengt”. Zorg dat de documenten klaar zijn vóór de eerste prestatie.

Stap 4: sluit een flexi-jobarbeidsovereenkomst af voor de effectieve prestaties

Naast de raamovereenkomst is er ook een flexi-jobarbeidsovereenkomst nodig. Die gaat over de effectieve tewerkstelling: wanneer komt de flexi-jobber werken, voor welke periode of opdracht, en onder welke afspraken?

De arbeidsovereenkomst voor een flexi-job is doorgaans een contract voor bepaalde duur of voor een bepaald werk. Bij een contract voor meerdere dagen werk je schriftelijk. Bij een dagcontract kunnen andere regels gelden, maar ook dan blijft duidelijke documentatie verstandig.

Leg minstens vast:

wanneer de flexi-jobber werkt;
welke taken verwacht worden;
waar de prestaties plaatsvinden;
wie de verantwoordelijke contactpersoon is;
hoe wijzigingen in de planning worden doorgegeven;
welke afspraken gelden rond pauzes, kledij, uurregistratie en afwezigheid.

Stap 5: doe de Dimona-aangifte correct en op tijd

Voor een flexi-jobwerknemer moet een aparte Dimona-aangifte gebeuren. Die aangifte gebeurt wanneer de flexi-jobarbeidsovereenkomst wordt gesloten, niet wanneer enkel de raamovereenkomst wordt gesloten. Voor flexi-jobwerknemers gaat het om Dimona type “FLX”.

Maak hier geen last-minute gewoonte van. Een laattijdige of foutieve aangifte kan gevolgen hebben voor het statuut en de loonverwerking. Werk je met een sociaal secretariaat, vraag dan duidelijk welke gegevens zij nodig hebben en tegen wanneer.

Stap 6: bekijk loon, kosten en fiscale grenzen voorzichtig

Flexi-jobs hebben een specifiek loon- en bijdragebeleid. Voor werkgevers en werknemers gelden andere regels dan bij een gewone arbeidsovereenkomst. Omdat bedragen, plafonds en sectorale loonregels kunnen wijzigen, is het verstandig om deze cijfers altijd te verifiëren bij je sociaal secretariaat of via officiële bronnen vóór je ze toepast.

Voor je vacaturetekst is het meestal voldoende om duidelijk te zijn over het loon of de loonafspraken, zonder juridisch advies te geven aan de kandidaat. Vermijd formuleringen zoals “volledig belastingvrij” zonder nuance. Het fiscale plafond voor flexi-jobinkomsten is momenteel € 18.000

Schrijf liever voorzichtig, bijvoorbeeld:

Verloning volgens de geldende flexi-jobregels en sectorale afspraken.

Of, als je sociaal secretariaat het concreet bevestigt:

Flexiloon volgens de geldende regels binnen onze sector.

Stap 7: denk goed na over planning en beschikbaarheid

De administratie is één deel. De praktische planning is minstens even belangrijk.

Veel werkgevers zoeken flexi-jobbers voor momenten waarop het moeilijker is om vaste medewerkers in te zetten: weekends, avonden, drukke pieken, feestdagen, vroege shifts of onverwachte afwezigheden. Dat kan werken, maar alleen als je duidelijk communiceert.

Zeker in horeca, bakkerijen en retail zien we dat vacatures minder goed werken wanneer de uren vaag blijven. “Flexibele uren” klinkt makkelijk, maar voor kandidaten is dat vaak te onduidelijk. Een flexi-jobber heeft meestal ook een hoofdjob, gezin, studies of andere verplichtingen.

Wees dus concreet:

Gaat het om zaterdag, zondag of beide?
Zijn er vroege uren?
Is ervaring nodig of kan iemand worden ingewerkt?
Moet iemand elke week beschikbaar zijn of eerder af en toe?
Hoe lang duurt een gemiddelde shift?
Is de planning ruim op voorhand bekend?

Hoe duidelijker je bent, hoe groter de kans dat de juiste kandidaten reageren.

Stap 8: schrijf een vacaturetekst die kandidaten echt helpt beslissen

Een flexi-jobvacature hoeft niet lang te zijn. Ze moet vooral duidelijk zijn.

Een vage vacature trekt vaak vage reacties aan. Als je alleen schrijft dat je “een gemotiveerde flexi zoekt”, weten kandidaten niet of de job bij hen past. Daardoor krijg je minder reacties, of reacties van mensen die uiteindelijk niet beschikbaar blijken.

Een sterke vacaturetekst vermeldt minstens:

de functie;
de locatie;
de taken;
de gewenste beschikbaarheid;
het type momenten: weekend, avond, ochtend, weekdagen;
ervaring of opleiding, indien nodig;
wat iemand mag verwachten;
hoe kandidaten kunnen reageren;
hoe snel je opvolgt.

Voorbeeld:

Voor onze bakkerij zoeken we een flexi-jobber die op zaterdag en/of zondag kan helpen in de winkel. Je bedient klanten, rekent af, vult de toonbank aan en helpt de winkel netjes houden. Ervaring is mooi meegenomen, maar klantvriendelijkheid en betrouwbaarheid zijn belangrijker.

Dat zegt veel meer dan:

Wij zoeken flexi-jobber voor verkoop. Interesse? Stuur bericht.

Stap 9: volg kandidaten snel op

Een vaak onderschat punt: snelheid.

Wie vandaag reageert op een flexi-job vacature, reageert vaak ook op andere vacatures. Zeker goede kandidaten wachten niet altijd dagen op antwoord. Als je pas na een week reageert, kan iemand al elders gestart zijn.

Dat betekent niet dat je elke kandidaat meteen moet aannemen. Maar een korte, snelle reactie maakt een groot verschil.

Bijvoorbeeld:

Bedankt voor je reactie. We bekijken je bericht en komen snel bij je terug. Kan je alvast laten weten op welke dagen je meestal beschikbaar bent?

Of:

Bedankt voor je interesse. De shift waarvoor we vooral zoeken is zaterdagvoormiddag. Zou dat voor jou haalbaar zijn?

Zo hou je het contact warm en filter je sneller wie echt past. Toegegeven sommige sollicitaties zijn kort, soms zelfs een simpele “interesse”. Maar zelfs achter een simpele “interesse” kan een heel waardevolle kandidaat zitten. Bij Flexiwerker voorzien we een gids om kandidaten te helpen om sterker te solliciteren.

Stap 10: kies waar je kandidaten gaat zoeken

Als de administratie geregeld is, komt de volgende uitdaging: geschikte kandidaten vinden.

Je kan verschillende kanalen gebruiken:

VDAB;
je eigen website;
sociale media;
Facebookgroepen;
algemene jobsites;
lokale netwerken;
affiches in je zaak;
je sociaal secretariaat of HR-partner;
gespecialiseerde platformen rond flexi-jobs.

Elk kanaal heeft voordelen. VDAB is breed bekend. Sociale media kunnen lokaal snel werken. Een eigen website is nuttig als je al veel bezoekers hebt. Facebookgroepen kunnen reacties opleveren, maar vragen vaak herhaling en opvolging. Algemene jobsites zijn breed, maar niet altijd gericht op flexi-jobbers.

Het belangrijkste is dat je vacature niet passief blijft staan. Enkel publiceren en wachten is vaak onvoldoende. Zeker bij moeilijkere profielen, weekendwerk, vroege uren of horeca kan extra verspreiding nodig zijn.

Heb je de praktische kant geregeld en zoek je nu kandidaten? Via FlexiWerker kan je je flexi-jobvacature publiceren en extra zichtbaar maken bij een gericht netwerk van flexi-jobzoekers in Vlaanderen. FlexiWerker combineert vacaturepublicatie met extra verspreiding via eigen kanalen, zoals de website, nieuwsbrief, Facebookpagina, Facebookgroep en andere eigen kanalen.

Checklist: flexi-jobber aannemen als werkgever

Controleer of jouw sector en paritair comité flexi-jobarbeid toelaten.
Controleer of de kandidaat aan de voorwaarden voldoet.
Stem af met je sociaal secretariaat of loonverwerker.
Maak een schriftelijke raamovereenkomst op.
Maak een flexi-jobarbeidsovereenkomst op voor de effectieve prestaties.
Doe de Dimona-aangifte correct en tijdig.
Leg loon, planning en uurregistratie duidelijk vast.
Schrijf een concrete vacaturetekst.
Vermeld taken, uren, locatie en verwachtingen.
Volg kandidaten snel op.
Bewaar documenten en prestaties zorgvuldig.
Controleer regelmatig of de regels nog actueel zijn.

Veelgestelde vragen

Mag elke werkgever een flexi-jobber aannemen?

Nee, niet automatisch. Je moet nagaan of flexi-jobs in jouw sector en situatie toegelaten zijn. Controleer dit via officiële bronnen, je sociaal secretariaat of je juridisch adviseur.

Mag iedereen flexi-jobben?

Nee. Veel flexi-jobbers moeten in een eerder referentiekwartaal minstens 4/5 gewerkt hebben bij een of meerdere andere werkgevers. Ook gepensioneerden kunnen onder voorwaarden flexi-jobben. Laat dit altijd correct controleren.

Is een raamovereenkomst verplicht?

Ja, voor flexi-jobarbeid is een raamovereenkomst nodig vóór de eerste effectieve tewerkstelling. Daarnaast is er ook een flexi-jobarbeidsovereenkomst nodig voor de concrete prestaties.

Wanneer moet de Dimona-aangifte gebeuren?

De Dimona-aangifte moet correct en tijdig gebeuren vóór de prestaties volgens de toepasselijke regels. Voor flexi-jobwerknemers gaat het om Dimona type FLX. Stem dit af met je sociaal secretariaat of raadpleeg de RSZ.

Moet ik het loon exact in de vacature zetten?

Dat kan, maar doe het alleen als je zeker bent dat het bedrag correct is volgens de actuele regels en sectorale afspraken. Je kan ook voorzichtig formuleren dat de verloning gebeurt volgens de geldende flexi-jobregels.

Waarom reageren er weinig kandidaten op mijn flexi-jobvacature?

Dat kan verschillende oorzaken hebben: onduidelijke uren, weinig aantrekkelijke shifts, te vage taken, een moeilijke locatie, weinig verspreiding of trage opvolging. Vooral horeca, bakkerijen en weekendwerk vragen vaak extra duidelijkheid en actieve verspreiding.

Waar kan ik mijn flexi-jobvacature publiceren?

Je kan werken via VDAB, je eigen website, sociale media, Facebookgroepen, algemene jobsites of gespecialiseerde platformen. Via FlexiWerker kan je een flexi-jobvacature publiceren en extra onder de aandacht brengen bij een gericht netwerk van flexi-jobzoekers in Vlaanderen.

Bronnen en nuttige links

Disclaimer: dit artikel is bedoeld als praktische informatie voor werkgevers. Het vervangt geen advies van je sociaal secretariaat, boekhouder, juridisch adviseur of de officiële overheidsdiensten. Controleer vóór publicatie of toepassing altijd de meest actuele regels.

Flexi-jobber aannemen als werkgever: wat moet je regelen?